KSeF to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla większości firm, a od 1 stycznia 2027 r. obejmie także najmniejszych przedsiębiorców, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
W skrócie
- 1 lutego 2026 r.: obowiązek dla największych firm i odbiór faktur przez KSeF dla wszystkich.
- 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
- 1 stycznia 2027 r.: obowiązek także dla firm ze sprzedażą fakturową do 10 000 zł miesięcznie.
- Fakturą dla firmy jest dokument w KSeF, a nie PDF wysłany mailem.
- Biuro rachunkowe może pobierać Twoje faktury z KSeF, jeśli nadasz mu uprawnienia.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to system Ministerstwa Finansów, przez który faktury trafiają od sprzedawcy do nabywcy. Faktura ma ustaloną strukturę (plik XML), dostaje numer KSeF i jest przechowywana w systemie. Nabywca nie dostaje już PDF-a mailem jako faktury. Fakturą jest dokument w KSeF, a PDF może być jedynie jego wizualizacją.
Faktury możesz wystawiać w programie do fakturowania zintegrowanym z KSeF, w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF albo w aplikacji mobilnej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Harmonogram wynika z ustawy o VAT i jest opisany na stronie ksef.podatki.gov.pl:
- 1 lutego 2026 r.: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla największych podatników; od tego dnia wszyscy odbierają faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców.
- 1 stycznia 2027 r.: obowiązek dla firm, u których łączna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Jeśli prowadzisz małą JDG i do tej pory korzystałeś z tego odroczenia, masz już niewiele czasu. Gdy w którymś miesiącu przekroczysz próg, obowiązek pojawia się wcześniej.
Co z fakturami z kasy fiskalnej i trybem offline?
Jeśli sprzedajesz przy użyciu kasy rejestrującej, sprawdź, jak Twoja kasa i program sprzedażowy będą współpracować z KSeF przy fakturach do paragonów. Przepisy przewidują też tryby awaryjne i tryb offline, w których fakturę wystawiasz bez połączenia z systemem i przesyłasz ją później w określonym terminie.
Jak przygotować jednoosobową firmę do KSeF?
Krótka lista kroków:
- sprawdź, czy Twój program do faktur ma integrację z KSeF, albo załóż dostęp do Aplikacji Podatnika KSeF,
- zadbaj o uwierzytelnienie: profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany, a w programach również certyfikat KSeF,
- nadaj uprawnienia osobom i firmom, które mają wystawiać lub pobierać faktury, w tym biuru rachunkowemu,
- uzgodnij z klientami, jak będą otrzymywać faktury (zwłaszcza osoby prywatne, które nie korzystają z KSeF),
- przećwicz korekty, bo w KSeF koryguje się fakturę wyłącznie fakturą korygującą.
Typowe pomyłki z pierwszych miesięcy opisujemy na blogu: KSeF w praktyce: najczęstsze błędy.
Czy KSeF dotyczy firm zwolnionych z VAT?
Tak. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy także podatników zwolnionych z VAT, z terminami takimi jak dla pozostałych firm. Dla wielu małych JDG z Warmii i Mazur, które wystawiają kilka faktur miesięcznie, oznacza to start od 1 stycznia 2027 r. Czy musisz być czynnym podatnikiem VAT, wyjaśniamy w artykule rejestracja do VAT: kiedy jest obowiązkowa.
Jak biuro rachunkowe korzysta z KSeF?
Po nadaniu uprawnień biuro pobiera faktury zakupowe i sprzedażowe bezpośrednio z KSeF. Nie musisz ich skanować ani przesyłać mailem, a ryzyko, że jakaś faktura zginie, jest mniejsze. W naszym biurze pomagamy klientom nadać uprawnienia i skonfigurować wystawianie faktur. Szczegóły znajdziesz na stronie VAT, JPK i KSeF.
Najczęstsze pytania
Czy osoba prywatna musi odbierać faktury z KSeF?
Nie. Faktury dla konsumentów nie muszą być wystawiane w KSeF. Firma może je tam wystawić, ale konsumentowi przekazuje fakturę w inny uzgodniony sposób.
Jak liczyć próg 10 000 zł miesięcznie?
Liczy się łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami w danym miesiącu. Szczegóły liczenia warto sprawdzić z księgową na Twoich danych.
Czy mogę nadal wysyłać faktury PDF mailem?
Gdy obowiązuje Cię KSeF, fakturą dla firmy jest dokument w KSeF. PDF możesz wysłać dodatkowo jako podgląd, ale nie zastępuje on faktury w systemie.
Czy wystawianie faktur w KSeF jest płatne?
Aplikacja Podatnika KSeF i aplikacja mobilna Ministerstwa Finansów są bezpłatne. Płatne mogą być komercyjne programy do fakturowania.
Stan prawny: listopad 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny.
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma. Resztę ustalimy w rozmowie.
Wystarczy kilka zdań: branża, forma opodatkowania, mniej więcej ile dokumentów w miesiącu. Odpowiemy, zaproponujemy zakres współpracy i przygotujemy wycenę. Pierwsza rozmowa niczego nie kosztuje.
albo napisz bezpośrednio: kontakt@anielska.net