Najczęstsze błędy w KSeF po starcie obowiązku w 2026 r. to faktury z błędnym NIP nabywcy, pomylona data wystawienia, brak uprawnień dla biura rachunkowego i wystawianie faktur poza systemem mimo przekroczenia limitu. Większość z nich łatwo naprawić, a przed 1 stycznia 2027 r. warto je wyeliminować, bo wtedy obowiązek obejmie także najmniejsze firmy.
W skrócie
- KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla największych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.
- Od 1 stycznia 2027 r. kończy się zwolnienie dla sprzedaży fakturowej do 10 000 zł brutto miesięcznie.
- KSeF nie sprawdza danych kontrahenta. Błędny NIP poprawiasz korektą do zera i nową fakturą.
- Kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy odraczający je do końca 2027 r., ale to jeszcze nie jest obowiązujące prawo.
Co zrobić, gdy wystawię fakturę w KSeF z błędnym NIP?
KSeF nie weryfikuje danych nabywcy, więc przyjmie fakturę z literówką w NIP. Problem w tym, że faktura trafi wtedy do niewłaściwego podmiotu albo nie trafi do Twojego klienta. Według wyjaśnień Ministerstwa Finansów rozwiązanie jest dwuetapowe:
- wystawiasz fakturę korygującą „do zera” do faktury z błędnym NIP,
- wystawiasz nową, prawidłową fakturę z właściwym NIP nabywcy.
Dobra praktyka: zapisz kontrahentów w programie do faktur i pobieraj ich dane z rejestru, zamiast przepisywać NIP ręcznie.
Jaka data wystawienia faktury obowiązuje w KSeF?
Faktura wysłana do KSeF w zwykłym trybie (online) jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do systemu, a data wystawienia na fakturze powinna być z tym dniem zgodna. Częsty błąd to przygotowanie faktury wieczorem 31. dnia miesiąca i wysłanie jej następnego dnia rano. Wtedy data na dokumencie nie zgadza się z datą przesłania. W trybach offline i awaryjnym liczy się data wpisana na fakturze.
Po stronie kupującego faktura jest otrzymana w chwili nadania jej numeru KSeF. Nie musisz jej „akceptować”.
Dlaczego biuro rachunkowe nie widzi moich faktur w KSeF?
Najczęściej dlatego, że biuro nie dostało uprawnień. Właściciel JDG ma uprawnienia właścicielskie automatycznie i to on musi nadać biuru dostęp do faktur. Uprawnienie można nadać całemu biuru, które samo wskaże pracowników. Bez tego biuro nie pobierze faktur kosztowych i część wydatków może nie trafić do rozliczenia.
Czy mała firma może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF?
Tylko do 31 grudnia 2026 r. i tylko gdy łączna sprzedaż udokumentowana fakturami (tymi, które podlegają KSeF) nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu. Typowe błędy:
- liczenie limitu netto zamiast brutto,
- powrót do faktur papierowych w kolejnym miesiącu po przekroczeniu limitu (KSeF obowiązuje już od faktury, która przekroczyła limit, i dla wszystkich następnych),
- przekonanie, że zwolnienie dotyczy też odbierania faktur, a faktury zakupowe odbierasz przez KSeF od 1 lutego 2026 r.
Od 1 stycznia 2027 r. kasa rejestrująca nie wystawi już faktury. To ważne dla sklepów i punktów usługowych w mniejszych miejscowościach, które dotąd wystawiały faktury z kasy.
Jak przekazać fakturę klientowi, który nie korzysta z KSeF?
Konsumentowi lub kontrahentowi zagranicznemu przekazujesz fakturę w uzgodniony sposób, np. jako PDF e-mailem. Taka wizualizacja musi być zgodna z fakturą w KSeF i zawierać kod QR. Częsty błąd to wysyłanie PDF z programu, który kodu QR nie generuje.
Co zrobić, gdy KSeF nie działa?
Przy ogłoszonej awarii fakturę wystawiasz poza systemem i przesyłasz ją do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. W dobrowolnym trybie offline24 masz czas do następnego dnia roboczego. Błąd polega na tym, że firma wystawia fakturę „awaryjnie”, a potem zapomina ją dosłać. Status systemu i komunikaty techniczne publikuje Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl.
Od kiedy będą kary za błędy w KSeF?
Według obowiązujących przepisów kary za niewystawienie faktury w KSeF lub jej nieprzesłanie mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r. Rada Ministrów 20 października 2026 r. przyjęła projekt ustawy, który odracza kary za błędy związane z KSeF do 31 grudnia 2027 r. Projekt trafia do prac w parlamencie, więc nie jest jeszcze obowiązującym prawem. Obowiązek korzystania z KSeF się nie zmienia. Zaktualizujemy ten wpis, gdy ustawa zostanie uchwalona.
Podstawy systemu opisujemy w artykule KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, a przygotowania do 2027 r. we wpisie z checklistą na koniec roku w JDG.
Najczęstsze pytania
Czy nabywca musi zaakceptować fakturę w KSeF?
Nie. Faktura jest uznana za otrzymaną w chwili nadania jej numeru KSeF, bez żadnej akceptacji po stronie kupującego.
Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
Przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym je wystawiono. Jeśli okres przedawnienia podatku jest dłuższy, po tym czasie musisz przechowywać je samodzielnie.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w moim imieniu?
Tak, jeśli nadasz mu w KSeF uprawnienie do wystawiania faktur. Biuro samo wskaże wtedy pracowników, którzy będą je wystawiać.
Masz wątpliwości, czy Twoje faktury w KSeF są wystawiane prawidłowo? Zobacz, jak pomagamy w VAT, JPK i KSeF, albo skontaktuj się z nami.
Stan prawny: listopad 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny.
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma. Resztę ustalimy w rozmowie.
Wystarczy kilka zdań: branża, forma opodatkowania, mniej więcej ile dokumentów w miesiącu. Odpowiemy, zaproponujemy zakres współpracy i przygotujemy wycenę. Pierwsza rozmowa niczego nie kosztuje.
albo napisz bezpośrednio: kontakt@anielska.net