Zatrudniając pierwszego pracownika, musisz przed jego dopuszczeniem do pracy podpisać umowę na piśmie, skierować go na wstępne badania lekarskie i przeprowadzić szkolenie BHP, a potem w ustawowym terminie zgłosić go do ubezpieczeń w ZUS. Od tego momentu jesteś też płatnikiem podatku i składek za pracownika.
W skrócie
- Przed pierwszym dniem pracy: umowa na piśmie, badania wstępne i instruktaż BHP.
- Tuż po zatrudnieniu: informacja o warunkach zatrudnienia i zgłoszenie do ZUS.
- Wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca minimalna (w 2026 r. 4806 zł brutto przy pełnym etacie).
- Co miesiąc: lista płac, wypłata, składki i zaliczka na PIT.
- Musisz założyć akta osobowe i prowadzić ewidencję czasu pracy.
Jaką umowę wybrać dla pierwszego pracownika?
Najczęściej na początek wybiera się umowę o pracę na okres próbny (do 3 miesięcy), a potem na czas określony lub nieokreślony. Alternatywą są umowy cywilnoprawne, np. zlecenie, ale tylko wtedy, gdy praca nie ma cech stosunku pracy, czyli nie jest wykonywana pod Twoim kierownictwem, w ustalonym miejscu i czasie.
Przy umowie zlecenia obowiązuje minimalna stawka godzinowa, a przy umowie o pracę minimalne wynagrodzenie. W 2026 r. płaca minimalna wynosi 4806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie; przy niepełnym liczysz ją proporcjonalnie.
Co zrobić przed pierwszym dniem pracy?
Przed dopuszczeniem pracownika do pracy musisz:
- podpisać umowę o pracę na piśmie lub w formie elektronicznej,
- wydać skierowanie na wstępne badania lekarskie i otrzymać orzeczenie o braku przeciwwskazań,
- przeprowadzić szkolenie BHP: instruktaż ogólny i stanowiskowy,
- zapoznać pracownika z ryzykiem zawodowym na jego stanowisku,
- zebrać dane potrzebne do akt osobowych, zgłoszenia do ZUS i rozliczenia PIT.
Badania wstępne i szkolenie są obowiązkowe także przy umowie na kilka tygodni. Bez nich pracownik nie powinien zaczynać pracy.
Co trzeba zrobić tuż po zatrudnieniu?
- Zgłosić pracownika do ubezpieczeń w ZUS na formularzu ZUS ZUA (lub ZUS ZZA, jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu). Jeśli pracownik chce, zgłaszasz też członków jego rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.
- Przekazać informację o warunkach zatrudnienia: m.in. o czasie pracy, przerwach, odpoczynku, urlopie i okresie wypowiedzenia.
Oba obowiązki mają krótkie, ustawowe terminy, dlatego przygotuj dane przed pierwszym dniem pracy. Jeśli dotąd płaciłeś składki tylko za siebie, od tej chwili Twoje dokumenty rozliczeniowe w ZUS obejmą też pracownika.
Jakie obowiązki ma pracodawca co miesiąc?
Po zatrudnieniu pracownika dochodzą stałe obowiązki:
- sporządzenie listy płac i wypłata wynagrodzenia najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca,
- zapłata składek ZUS za pracownika razem z Twoimi, do 20. dnia miesiąca,
- zapłata zaliczki na PIT pobranej z wynagrodzenia do 20. dnia miesiąca,
- prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów i zwolnień lekarskich.
Raz w roku, do 31 stycznia, przygotowujesz PIT-11 dla pracownika i zeznanie PIT-4R. Pozostałe terminy zebraliśmy w artykule terminy podatkowe i ZUS.
Jakie dokumenty kadrowe trzeba prowadzić?
Dla każdego pracownika zakładasz akta osobowe w formie papierowej lub elektronicznej, podzielone na części A–E. Trafiają do nich m.in. kwestionariusz, umowa, orzeczenie lekarskie, zaświadczenie o szkoleniu BHP i dokumenty związane z przebiegiem pracy.
Prowadzenie kadr i płac można powierzyć biuru rachunkowemu. Robimy to dla firm z Dobrego Miasta, Olsztyna i okolic. Sprawdź szczegóły na stronie kadry i płace.
Ile naprawdę kosztuje pracownik?
Do wynagrodzenia brutto dochodzą składki płacone przez pracodawcę: emerytalna, rentowa, wypadkowa, a często także na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP. Koszt całkowity jest więc wyższy niż kwota brutto w umowie. Przed zatrudnieniem warto policzyć pełny koszt i sprawdzić, jak wpłynie on na Twój podatek. Chętnie przygotujemy takie wyliczenie. Wystarczy, że się z nami skontaktujesz.
Najczęstsze pytania
Czy mogę zatrudnić członka rodziny?
Tak, ale przy zatrudnieniu małżonka, dzieci czy rodziców obowiązują szczególne zasady w ZUS i podatkach. Taka osoba często jest traktowana jako osoba współpracująca, a nie pracownik.
Czy pracownik może zacząć pracę przed badaniami?
Nie. Pracodawca nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań.
Czy jako JDG muszę mieć regulamin pracy?
Obowiązek wydania regulaminu pracy dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Mniejsza firma przekazuje informacje o warunkach zatrudnienia w inny sposób.
Czy mogę dostać dofinansowanie do zatrudnienia?
Powiatowe urzędy pracy, np. w Olsztynie, oferują różne formy wsparcia, jak refundacja wyposażenia stanowiska pracy czy staże. Warunki i nabory zmieniają się, dlatego sprawdź je bezpośrednio w urzędzie pracy.
Stan prawny: listopad 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny.
Napisz, czym zajmuje się Twoja firma. Resztę ustalimy w rozmowie.
Wystarczy kilka zdań: branża, forma opodatkowania, mniej więcej ile dokumentów w miesiącu. Odpowiemy, zaproponujemy zakres współpracy i przygotujemy wycenę. Pierwsza rozmowa niczego nie kosztuje.
albo napisz bezpośrednio: kontakt@anielska.net